رموز موفقیت در پیاده سازی نظام مدیریت پروژه های EPC

پروژه های EPC در یک تقسیم بندی کلی از دیدگاه معاونت راهبردی ریاست جمهوری به دو دسته کلی پروژه­های طرح و ساخت صنعتی و پروژه های طرح و ساخت عمرانی تقسیم بندی شده اند.

علی رغم این تقسیم بندی تجربیات نویسنده در پیاده سازی نظام مدیریت پروژه­های EPC در هر دو حوزه صنعتی و عمرانی نشان داده است که علی رغم وجود تفاوت­های مشخص، شباهت­ها و وجوه اشتراک بسیاری میان این پروژه­ها وجود دارند و از این رو می­توان یک نظام مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK و متناسب با ویژگی­های پروژه­های EPC طراحی نمود.

رمز موفقیت در طرح ریزی نظام مدیریت پروژه­های EPC توجه به ظرافت­ها و پیچیدگی­های خاص این نوع از پروژه­ها است. پیچیدگی پروژه­های EPC را از یک منظر کلی می­توان از دو بعد پیچیدگی­های فنی و پیچیدگی­های مدیریتی مورد توجه قرار داد. در بعد فنی به عنوان نمونه می­توان به تداخلات و فصول مشترک کاری زیاد میان دیسیپلین­های مختلف، پیچیدگی تکنولوژیکی و پیچیدگی­های طراحی اشاره کرد و در بعد مدیریتی می­توان به مواردی چون مدیریت برون سپاری­های گسترده و متنوع، مدیریت مدارک فنی زیاد و متنوع، مدیریت تعداد بالای نیروی انسانی در گیر در پروژه و مدیریت خواسته های ذینفعان اشاره کرد.

با توجه ویژگی­های ذکر شده برای پروژه های EPC راهکارهای زیر برای کسب موفقیت در پیاده سازی نظام مدیریت پروژه­های EPC  پیشنهاد می­گردد:

1. تعریف جایگاهی مناسب برای واحد PMO در ساختار سازمانی پروژه همراه با اعطای اختیارات لازم از سوی مدیر پروژه به این واحد؛ توجه به این نکته ضروری است که واحد PMO در هر پروژه نهاد متولی توسعه نظام مدیریت پروژه­­های EPC است از این رو برای حفظ جایگاه خود در پروژه­ نیاز به در اختیار داشتن تعدادی اهرم کنترلی دارد. مأموریت، نقش، وظایف، اختیارات و اهرم های کنترلی تعریف شده باید در سندی رسمی تحت عنوان منشور دفتر مدیریت پروژه –PMO Charter- به تائید مدیر پروژه رسانده شده و به سایرین نیز اطلاع رسانی شود.
2. طرح ریزی نقشه فرایندی –Process Map- پروژه به صورت مناسب و یکپارچه به نحوی که ارتباطات و تعاملات میان فرایندهای مدیریت پروژه و فرایندهای مهندسی، خرید، ساخت و راه اندازی به طور شفاف دیده شوند.
3. افزودن حوزه های بیشتری چون مدیریت دانش، مدیریت ادعا و مدیریت HSE به حوزه­های دانش نظام مدیریت پروژه های EPC
4. تعریف شفاف فرایندهای مورد نیاز پروژه های EPC مانند فرایند کنترل مدارک مهندسی در حوزه دانش مدیریت یکپارچگی (به نحویکه که این اطمینان ایجاد شود که آخرین نسخه مدارک فنی در کارگاه بکار برده می­شوند و دوباره کاری یا چندباره کاری اتفاق نخواهد افتاد)، فرایند مدیریت فصول مشترک و تداخلات – Interface- در حوزه مدیریت محدوده، فرایند حسابداری هزینه –Cost Accounting- و نیز فرایند کنترل مالی پیمانکاران در حوزه مدیریت هزینه، فرایندهای تسریع بخشی، حمل و ترخیص کالاها و همچنین فرایند ارزیابی عملکرد پیمانکاران برای سه مرحله پیش از عقد قرارداد، حین اجرا و خاتمه قرارداد در حوزه دانش مدیریت تدارکات و …
5. استفاده از تکنیک برنامه ریزی موج غلتان –Rolling Wave Planning- در تهیه برنامه زمانبندی پروژه و ارائه مستمر برنامه های کاری کوتاه مدت – Look ahead- مانند برنامه های سه ماهه برای بخش ساخت و شش ماهه برای بخش مهندسی و پرهیز از برنامه ریزی یکباره با توجه به عدم قطعیت­ها و نوسانات بسیار زیاد پروژه های EPC؛ برنامه ریزی تفصیلی یکباره برای پروژه های EPC حاصلی جز صوری شدن برنامه زمانبندی و به حاشیه رانده شدن واحد PMO در پی نخواهد داشت.
6. طرح ریزی تفصیلی و دارای جزئیات لازم و شفاف برای فرایندهای کنترلی مهم؛ به عنوان مثال ایجاد مکانیزمی با جزئیات کافی برای فرایند کنترل یکپارچه تغییرات به نحوی که تاثیر تغییرات محدوده به طور کامل هم در خط مبنای هزینه و هم در خط مبنای زمانبندی دیده شود، همچنین تعیین سطوح اختیارات شفاف لازم برای رسیدگی به تغییرات در کارگاه و ستاد شرکت به عبارت دیگر تشکیل دو یا چند کمیته کنترل تغییرات –CCB- با سطوح اختیارات کاملاً شفاف؛ ایجاد مکانیزمی شفاف و واقع بینانه برای فرایند کنترل زمانبندی از جمله تهیه برنامه های جبرانی – Catch Up Plan-، برنامه زمانبندی مجدد (Re-Plan) و…

در خاتمه می­توان خاطرنشان کرد که کسب موفقیت در پیاده سازی نظام مدیریت پروژه در پروژه­های EPC از یک سو نیازمند ایجاد ساختار لازم در پروژه مانند PMO و از سوی دیگر نیازمند طرح ریزی دقیق یک نظام فرایندی جامع با در نظر گرفتن پیچیدگی­ها و الزامات خاص این پروژه­ها می­باشد.

نویسنده: رضا آتش فراز